Questions & réponses
Voici quelques réponses aux questions les plus courantes. Pour toutes autres questions, contactez-nous.

La convention de participation est un document qui reprend les coordonnées de l’ASBL Aidants Proches et celles du service participant. Il stipule les engagements du service participant et les engagements de l'association quant à l’organisation de la SAP et des activités.
La convention est commune pour les services couvrant la Wallonie et ceux couvrant Bruxelles.

Il est nécessaire de nous renvoyer la convention complétée et signée afin de vous enregistrer comme « partenaire participant ». Ces conditions sont nécessaires pour recevoir par mail votre code d’accès utilisateur et votre mot de passe.

Le suivi des conventions permet également à l'association de comptabiliser et de gérer les inscriptions des partenaires.

Vous pouvez vous inscrire en tant que partenaire en nous renvoyant la convention de participation dûment complétée et signée par l’ensemble des parties entre le 17 avril et le 30 juin 2023.

Au-delà de cette date, il vous sera toujours possible de vous inscrire en comptant que nous ne pouvons garantir que votre/vos activité(s) seront encodées pour la mise en ligne du programme de la SAP dès la 2e quinzaine du mois d'août.

Notez que votre inscription ne sera validée qu'après réception par l’ASBL Aidants Proches de la convention de participation.
Une fois validée, vous recevrez vos codes d'accès et vous êtes libre d'encoder votre activité à votre meilleure convenance d'ici le lancement de la SAP ! N'oubliez pas que la mise en ligne du programme se fera dès la 2e quinzaine d'août et qu'au plus tôt votre/vos activités sont encodées, au plus tôt il vous sera possible de les visibiliser et de communiquer dessus !

L'ASBL Aidants Proches se réserve également le droit de ne pas prendre en compte des activités qu’elle jugerait discriminatoire ou contraire aux valeurs et la philosophie de la SAP.

Si vous rencontrez un problème pour l'enregistrement de votre inscription/de vos/vos activités, veuillez prendre contact avec nous.

La participation à la SAP est gratuite et le matériel de communication de base vous sera mis à disposition sans frais. L’asbl Aidants Proches s'engage à mettre à disposition gratuitement des outils et procédures sur le site de la SAP pour vous accompagner dans votre démarche d'inscription et d'encodage de votre activité.

Vous pouvez solliciter une « participation aux frais » au public participant à votre activité. Cependant, elle ne devra en aucun cas être un frein à la participation des aidants proches à l’activité.

De même, tous les frais afférents à votre activité (location de salle, matériel, catering…) sont à votre charge.

Si vous ne savez pas nous renvoyer la convention par mail ou courrier postal dans les délais impartis, contactez-nous.
Attention, dans les administrations, la convention doit souvent être validée par le Conseil communal ce qui peut prendre du temps. Envoyez-nous dès lors un mail ou courrier pour nous avertir de votre souhait de participation. Vous serez ainsi déjà repris dans le listing des partenaires. Vous pourrez nous renvoyer la convention par la suite.

Oui. Vous pouvez réaliser une activité seul(e) ou avec des services partenaires. Vous compléterez la convention au nom du partenaire principal.
Dans le formulaire d’inscription, vous pouvez indiquer le nom de vos partenaires et y ajouter leurs logos.

Sollicitations pour la Wallonie :
L'ASBL Aidants Proches répondra aux demandes uniquement sur le territoire wallon.
Nous tenterons de répondre dans la mesure du possible à un maximum de sollicitation.
Les frais de déplacement pourraient être demandés et calculés au départ du siège social de l’association, au tarif légal en vigueur.

Sollicitations pour Bruxelles :
L'ASBL Aidants Proches Bruxelles répondra aux demandes uniquement sur le territoire bruxellois.
Les engagements seront pris en fonction de l’ordre d’arrivée des demandes.
Les frais de déplacement pourraient être demandés et calculés au départ du siège social de l’association, au tarif légal en vigueur.

Pour la thématique spécifique aux "jeunes aidants-proches" :
L’ASBL Jeunes & Aidants Proches répondra dans la mesure du possible à un maximum de sollicitation.

Il y a beaucoup de possibilités dans le choix d’une activité. Les activités de loisirs, de bien-être et de convivialité remportent souvent beaucoup de succès auprès des aidants proches. Leurs retours en sont souvent très positifs.

Sur le site de la SAP, vous pouvez consulter le programme des activités organisées en 2022 (rubrique "Programme") pour trouver des idées et vous en inspirer.

Une activité ne doit pas forcément être longue et coûteuse pour avoir du succès ! Pensez à des activités simples et accessibles (coût, proximité de l’activité, horaires souples…). Pour des activités plus « conséquentes » il est plus facile de se regrouper avec d’autres partenaires pour vous répartir la tâche de préparation.

Conseil ! Il arrive que des activités préparées avec soin n’attirent que peu, voire pas d’aidants. Souvent, la raison en réside dans un manque de « communication » autour de votre activité. Pensez à planifier la diffusion d’informations à l’avance (quel délai et quels rappels de l’activité, quelles modalités d’inscription, quel canal de communication -site, trimestriel de l’association partenaire, mailing, etc.).

N'hésitez pas à consulter les rubriques "Boite à outils" et "Trucs & Astuces", vous trouverez des informations et ressources qui pourraient vous être utiles !

La durée de votre activité est libre. Vous pouvez choisir de réaliser une activité de quelques heures, d’une demi-journée, d’une journée complète, de plusieurs jours (en continu ou pas) ou encore pendant toute la semaine consacrée à la SAP (du 02/10 au 08/10/2023).

Il vous est également possible d'organiser votre/vos activité(s) la semaine avant, c’est-à-dire à partir du 25 septembre ou la semaine d’après c’est-à-dire jusqu’au 15 octobre inclus.

En dehors de ces dates, les activités ne pourront ni être programmées, ni promues sur le site internet dédié à la SAP.

Votre/vos activité(s) doivent être encodées via le formulaire en ligne sur le site de la SAP. Ce formulaire est disponible dans la rubrique « Partenaire ». L’accès au formulaire vous est autorisé après vous être connecté avec votre code d’accès utilisateur et votre mot de passe. Ces accès vous sont envoyés par mail après réception et validation de votre convention signée.

Votre activité doit se dérouler durant la semaine de la SAP entre le 02/10 et le 08/10/2023. Si votre activité se déroule juste la semaine avant, c’est-à-dire à partir du 25 septembre ou la semaine d’après c’est-à-dire jusqu’au 15 octobre inclus, veuillez prendre contact avec nous.

Il est important de n’enregistrer qu’une activité par fiche. Chaque activité possède une fiche, qui peut être classée suivant différents paramètres (thème, région …).
Si votre activité se déroule à une adresse et un horaire identique sur plusieurs jours, vous pourrez le spécifier dans le formulaire en cochant les jours adéquats. Dans ce cas uniquement, un seul formulaire est suffisant (par ex. un atelier massage à la même adresse le lundi, le mercredi et le vendredi de 14h00 à 16h00).

Dans le formulaire, nous vous demandons de renseigner le nombre total d’activités que vous enregistrez afin de pouvoir vérifier que toutes les activités aient bien été enregistrées et qu’il n’en manque pas.
Ces données sont également importantes pour le rapport que l’asbl Aidants proches rédige au terme de la SAP.

Pour toutes modifications, celles-ci doivent nous être communiquées le plus tôt possible par mail à l’adresse courriel : communication@aidantsproches.be

L’association partenaire sera avertie dès que les changements auront été faits, sur le site de la SAP.

Il incombe au partenaire d’avertir son public de tout changement.

L’asbl Aidants Proches se réserve le droit de modifier, de reporter ou d'annuler un évènement s’il ne rentre pas dans le cadre de l’esprit de la SAP (cfr. Convention de participation - article 2).

Oui. Si vous n’avez pas reçu d’inscription ou que vous souhaitez annuler votre activité pour toute autre raison, c’est possible.

Il est impératif de nous attester l'annulation le plus tôt possible par mail à l'adresse courriel : communication@aidants.be; afin que nous puissions mettre un message sur le site de la SAP et de supprimer la fiche de l'activité annulée.

Il vous incombe d’avertir votre public de l’annulation de votre activité. Si une participation aux frais a été demandée aux aidants proches (et autres publics) pour l’activité, le remboursement intégral devra être fait au plus tard 15 jours calendrier après
l’annulation.

L’asbl Aidants Proches se réserve le droit de modifier, de reporter ou d'annuler un évènement s’il ne rentre pas dans le cadre de l’esprit de la SAP (cfr. Convention de participation - article 2).

Le programme est mis en ligne dès la 2e quinzaine du mois d'août, pour autant que nous ayons reçu un nombre minimum d’activités sur la Wallonie et la Région de Bruxelles-Capitale. Vous en serez averti par un mail de la part de l’ASBL Aidants Proches .

Asbl Aidants Proches
Route de Louvain-La-Neuve 4
5001 Belgrade - Belgique
Tel : + 32 (0)81 56 03 33
www.aidants-proches.be