Conseils & FAQ

Conseils & FAQ
Voici quelques réponses aux questions les plus courantes. Pour toutes autres questions, contactez-nous.

Concertation

Concertation

Pensez à concerter les aidants-proches pour déterminer le choix de votre activité. En partant de leurs envies, il y a plus de chance de les voir se mobiliser pour être présents.

Invitation personnalisée

Invitation personnalisée

Les invitations personnalisées sont appréciées par les aidants-proches. Ils se sentent « reconnus » et l’invitation ne passe pas inaperçue.

Sortir du quotidien

Sortir du quotidien

Favorisez une activité qui va sortir les aidants-proches de leur quotidien, leur permettre de déconnecter. Les activités bien-être, de loisirs, de détente, de rencontre conviviale, de vivre ensemble sont appréciées.

Horaire

Horaire

Ciblez la tranche horaire de votre activité en tenant compte des contraintes des aidants-proches.
Les soins se font plus souvent le matin… L’après-midi peut donc être un moment plus opportun.

Transport

Transport

Pensez à proposer une solution de transport, un accord avec un partenaire ou organiser un covoiturage.

Relais

Relais

Pensez à proposer un relais auprès du proche afin que l’aidant puisse participer à l’activité (bénévole, garde à domicile, aide familiale…)

Réseau partenaires

Réseau partenaires

Votre activité doit s’inscrire dans une démarche qui a du sens pour vous et pour votre équipe. Pensez-la, planifiez-la et associez votre réseau de partenaires à votre activité.

Communication

Communication

N’hésitez pas à multiplier les canaux de communication : utilisez votre feuille de communication interne, votre journal, le bulletin communal, la presse locale… pour communiquer sur votre activité.

Sensibilisation

Sensibilisation

Diffusez des flyers et des affiches de votre activité et de la Semaine des Aidants-Proches dans un maximum de lieux (par exemple :  boulangeries, postes, pharmaciens, médecins généralistes…)

Pour proposer une ou plusieurs activités durant la Semaine des Aidants-Proches, nous vous invitons à suivre les étapes expliquées sur ce lien :
https://www.semaineaidantsproches.be/pro/

Pour résumer, nous vous demandons de :
1 - Remplir et valider la convention de partenariat
2 - Créer ou de vérifier les informations de votre fiche annuaire sur la plateforme SAM
3 - Rejoindre le réseau de la Semaine des Aidants-Proches sur la plateforme SAM
4 - Encoder votre ou vos activités sur la plateforme SAM

Ces 4 points sont essentiels pour valider votre participation et visibiliser vos activités.

La plateforme du Réseau SAM, gérée par l'ASBL SAM, aide à promouvoir et organiser tout ce qui est en lien avec les aidants-proches. Elle fournit un annuaire en ligne pour présenter les activités des membres et facilite la collaboration entre eux grâce à un outil spécifique qui permet de partager des ressources et de renforcer les liens entre les membres. Cette organisation améliore la visibilité des membres et garantit que leurs informations restent à jour.

Nous collaborons cette année avec la plateforme du Réseau SAM afin de maximiser notre impact pendant la Semaine des Aidants-Proches. Cette collaboration nous permet de mettre en avant les activités organisées pour cette occasion, en assurant une visibilité accrue sur une plateforme reconnue. En outre, nos partenaires peuvent gérer eux-mêmes l'ajout et la mise-à-jour de leurs activités, ce qui leur offre une autonomie précieuse et évite la nécessité de s'enregistrer chaque année, assurant ainsi une continuité efficace dans notre soutien aux aidants-proches.

Pour nos partenaires et notre public, cela signifie un accès à des informations fiables et mises à jour, ainsi que la possibilité de découvrir une gamme étendue de services et de soutien, disponibles non seulement durant cette semaine spéciale mais tout au long de l'année.

https://www.reseau-sam.be/

La Convention de participation est un document qui reprend les coordonnées de l’ASBL Aidants Proches et celles du service participant. Il stipule les engagements du service participant et les engagements de l'association quant à l’organisation de la Semaine des Aidants-Proches et des activités.

La convention est commune pour les services couvrant la Wallonie et ceux couvrant Bruxelles.

Il est nécessaire de compléter et de valider la Convention de partenariat disponible afin de valider votre participation à cet événement : https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdv67LE3fejhMcOrD5qvrd8HkIGdimGcchOWtVsjMpBVrOSOQ/viewform

L’ASBL Aidants Proches se réserve le droit de modifier, de reporter ou d'annuler une activité si elle ne rentre pas dans le cadre de l’esprit de la Semaine des Aidants-Proches défini dans la Convention de participation.

La plupart des partenaires ayant participé aux éditions précédentes de la Semaine des Aidants-Proches sont déjà présents sur la plateforme SAM avec des fiches annuaires créées à partir d'une adresse email unique. Un email de notification a été envoyé à cette adresse pour inviter chaque partenaire à actualiser ou supprimer ses informations.

Pour vérifier si votre fiche existe, recherchez le nom de votre organisation dans la barre de recherche sur le site. Si vous ne pouvez pas accéder à l'email ou au mot de passe associé, demandez d'abord à vos collaborateurs s'ils ont reçu un mail de SAM (y compris dans les spams). Si vous n'avez toujours pas retrouvé les identifiants de connexion, contactez le Réseau SAM à info@reseau-sam.be pour reprendre le contrôle de votre fiche.

Si vous n'avez pas accès à votre fiche, il vous est possible de proposer une activité via ce formulaire :
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdZD9qM9zElAUMafnf7yku0qyinIKqT2DFx1BeL1r3eh66kog/viewform

Nous encoderions ainsi votre activité manuellement sur la plateforme SAM. Il sera possible que nous vous recontactions afin d'obtenir des précisions ou pour valider votre participation.

La participation à la SAP est gratuite et le matériel de communication de base vous sera mis à disposition sans frais. L’ASBL Aidants Proches et l'ASBL Réseau SAM s'engagent à mettre à disposition gratuitement des outils et procédures pour vous accompagner dans votre démarche d'inscription et d'encodage de votre activité.

Vous pouvez solliciter une « participation aux frais » au public participant à votre activité. Cependant, elle ne devra en aucun cas être un frein à la participation des aidants-proches à l’activité.

De même, tous les frais afférents à votre activité (location de salle, matériel, catering…) sont à votre charge.

La date limite d'inscriptions des activités est fixée au 1ᵉʳ septembre afin d'en proposer le maximum au public à partir de cette date-là. Cependant, il sera possible d’inscrire de nouvelles activités après cette date jusqu’au lancement de la Semaine des Aidants-Proches.

Notez que votre inscription ne sera validée qu'après réception par l’ASBL Aidants Proches de la Convention de participation.

N'oubliez pas que la mise en ligne du programme se fera courant septembre 2024 et qu'au plus tôt votre/vos activités sont encodées, au plus tôt il vous sera possible de les visibiliser et de communiquer dessus !

L'ASBL Aidants Proches se réserve également le droit de ne pas prendre en compte des activités qu’elle jugerait discriminatoire ou contraire aux valeurs et la philosophie de la Semaine des Aidants-Proches.

Si vous rencontrez un problème pour l'enregistrement de votre inscription/de vos/vos activités, nous vous invitons à nous contacter au 081/10 00 28 ou à l'adresse sap@aidants.be

La durée de votre activité est libre. Vous pouvez choisir de réaliser une activité de quelques heures, d’une demi-journée, d’une journée complète, de plusieurs jours (en continu ou pas) ou encore pendant toute la semaine consacrée à la Semaine des Aidants-Proches (du 30 septembre au 6 octobre 2024).

Afin de pouvoir proposer des plages horaires plus flexibles, il vous est également possible d'organiser votre/vos activité(s) la semaine avant, c’est-à-dire à partir du 23 septembre ou la semaine d’après c’est-à-dire jusqu’au 13 octobre inclus.

En dehors de ces dates, les activités ne pourront ni être programmées, ni promues sur le site internet dédié à la Semaine des Aidants-Proches.

Oui. Vous pouvez réaliser une activité seul(e) ou avec des services partenaires.

Pour cela :

1 - Tout d'abord, vous et votre partenaire devez posséder chacun une fiche annuaire, qui reprend l'identité de la structure que vous représentez respectivement.

2 - Recherchez ensuite sur SAM la structure avec laquelle vous co-organisez l'activité. Accédez à sa fiche et cliquez sur le bouton "Inviter ce prestataire dans mon réseau" au dessus de son nom. Il va recevoir ainsi une invitation.

3 - Le partenaire doit de son côté valider cette invitation. En 3 clics : il doit se rendre sur son Tableau de bord (https://www.reseau-sam.be/fr/mon-tableau-de-bord/ une fois connecté) > puis cliquer à gauche sur "Travailler en réseau" > et enfin accepter l'invitation dans "Mes invitations reçues" en bas de page.

4 - Au moment d'encoder l'activité conjointe (procédure disponible ici : https://www.semaineaidantsproches.be/pro/), vous pourrez retrouver votre partenaire dans le champs "Co-organisateurs".

5 - Enregistrez, et c'est terminé !

Sollicitations pour la Wallonie :
L'ASBL Aidants Proches répondra aux demandes uniquement sur le territoire wallon.
Nous tenterons de répondre dans la mesure du possible à un maximum de sollicitation.
Les frais de déplacement pourraient être demandés et calculés au départ du siège social de l’association, au tarif légal en vigueur.

Sollicitations pour Bruxelles :
L'ASBL Aidants Proches Bruxelles répondra aux demandes uniquement sur le territoire bruxellois.
Les engagements seront pris en fonction de l’ordre d’arrivée des demandes.
Les frais de déplacement pourraient être demandés et calculés au départ du siège social de l’association, au tarif légal en vigueur.

Pour la thématique spécifique aux "jeunes aidants-proches" :
L’ASBL Jeunes & Aidants Proches répondra dans la mesure du possible à un maximum de sollicitation.

Pour toutes ces demandes, vous pouvez nous contacter à l'adresse sap@aidants.be.

Grâce à la plateforme SAM, vous avez la main mise sur vos informations. Vous pouvez à tout moment créer, modifier ou supprimer vos activités en vous connectant sur votre compte SAM. Pour cela, cliquez à gauche sur "Mes événements" de votre tableau de bord https://www.reseau-sam.be/fr/mon-tableau-de-bord/

En cas d'annulation d'activité, nous vous remercions de nous contacter à l'adresse sap@aidants.be afin de nous en expliquer rapidement les raisons.

Vous êtes bloqué.e ? N'hésitez pas à contacter le Réseau SAM à info@reseau-sam.be !

Oui. Si vous n’avez pas reçu d’inscription ou que vous souhaitez annuler votre activité pour toute autre raison, c’est possible.

Nous vous serions reconnaissant de nous informer de cette décision à l'adresse sap@aidants.be afin de nous en expliquer rapidement les raisons. Nous pourrons ainsi mettre à jour l'indisponibilité de votre activité sur nos réseaux.

Il vous incombe d’avertir votre public de l’annulation de votre activité. Si une participation aux frais a été demandée aux aidants proches (et autres publics) pour l’activité, le remboursement intégral devra être fait au plus tard 15 jours calendrier après l’annulation.

Le programme est mis en ligne courant le mois de septembre 2024, pour autant que nous ayons reçu un nombre minimum d’activités sur la Wallonie et la Région de Bruxelles-Capitale. Vous en serez averti par un mail de la part de l’ASBL Aidants Proches.

Vous avez d’autres questions ? Contactez-nous.

ASBL Aidants Proches
Route de Louvain-La-Neuve 4
5001 Belgrade - Belgique
Tel : + 32 (0)81 56 03 33
www.aidants-proches.be